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▲每次開會都亂聊一通結束，真是浪費時間。（圖／達志／示意圖）
作者／Esor Huang 異塵行者
編按：每次開會都開心酸的？這應該是許多人的心聲，現代人時間寶貴，「開會」常流於形式，卻又不得不開。最常見的是亂聊一通、猛岔題，不然就是最後一事無成，浪費時間；即便有了結論，更常見是結論東漏西漏，很傷腦筋。知名部落格「電腦玩物」作者Esor Huang（異塵行者）借鏡國外的會議管理設計，教各位有效的開會管理格式，值得有上述煩惱的朋友試試。
很多時候會議主持人喜歡在開場時說：「等一下希望會議上大家能暢所欲言」，於是一個人接著一個人，鼓勵大家發言，輪流討論，把會議當成議會，把發言當成會議目的。但是，慢慢的我們發現整場會議下來大家愈來愈累，直到最後好像沒有時間完成有效結論？
不是所有的會議都是一個自我表現的場合，尤其在職場上更多時候的會議是要「解決工作問題」、「推動專案進度」，這時候發言不是目的，解決問題才是。
面對職場上這些「以解決問題為目的」的會議，應該怎麼開才能有效率的快速完成？應該怎麼進行才不會把明明要推動工作進度的會議，變成佔用工作時間的兇手之一呢？
最近，我在國外網站發現了一張很有意思的「會議紀錄格式範本」，可以免費下載，她和我們一般常見的範本很不一樣，是用很具體的概念來設計開會方法，改善傳統缺乏效率的會議流程，依照這張範本的設計去規劃會議、執行會議，確實能夠很明確的英文面試自我介紹 桃園幼兒美語補習班 新北市幼兒美語補習班 台北幼兒美語補習班減少那些浪費生命的開會時間。
有興趣的朋友，可以到「 amazemeet 」這個網站，去下載他的「 Meeting Facilitator Canvas 」，這是該位站長特別設計的會議格式。
▼ amazemeet 站長提供了有效的會議記錄格式。（圖／翻攝自amazemeet）
透過登錄自己的郵件，「 AmazeMeet 」就會寄送一封信給你，裡面包含了 PDF 與 Word 版本的「 Meeting Facilitator Ca英文面試自我介紹 出國唸書英文檢定 出國唸書 英文不好 出國唸書英文考試nvas 」下載連結。
Word 版的優點是可以自己修改與填寫內容，而 PDF 版除了可以直接列印，還包含了更豐富的使用教學，仔細說明了他如何可以增加「有效會議」的方法。
▼ amazemeet 的會議記錄格式。中文為編者所譯。（圖／翻攝自amazemeet）
如果你是從一兩年前就開始追蹤電腦玩物的文章，那麼應該有看過我寫的「如何建立有效會議記錄？ Evernote 會議筆記範本格式心得」一文。那時候我就在 Evernote 上嘗試建立有效的會議紀錄範本。
而在看過前面推薦的「 Meeting Facilitator Canvas 」這個開會格式後，我也嘗試改良了自己在 Evernote 上的會議筆記。如果你對我改良後的 Evernote 專用會議記錄範本有興趣，也可以到這裡下載我的「 Evernote 會議筆記範本」。
下面，就讓我輔以自己的開會經驗，來說明這個特製會議記錄格式的使用方法與意義。
▼ 作者改良的會議紀錄格式。（圖／翻攝自Esor Huang所製evernote）
首先「 Meeting Facilitator Canvas 」這張會議記錄格式強調在「開會前」應該要完成「會議目標」、「與會者」、「會議任務議程」三項設計，這看起來很普通？但其實有一些填寫的訣竅。
•1. 會議目標不是會議名稱：
「會議目標」填寫時一定要很明確，仔細一點比較好，不要像以前只是取一個會議名稱，而應該真的把開會的目的「論述」出來，寫成一段話來闡述這次開會要解決的關鍵問題是什麼？我們嘗試在這次會議獲得什麼程度的結論？達成這個會議目標可以推動什麼進展，如果沒有達成會怎麼樣？
•2. 不需要大家都來開會，確定每個人的會議功能
接著在「參與者」的部分也不要像以前一樣只是寫上誰要開會，而應該要列舉每個與會者的「可能貢獻」、「會議功能」，這樣一來過濾掉不需要參與的人避免浪費他們時間，二來也可以發現要解決會議目標時我們還漏掉了哪些人，可以即時補上邀請。
•3. 檢驗出那些不需要開的會議
「 Meeting Facilitator Canvas 」設計者在這個步驟還提供了一個很有用的建議，如果當我們在構思會議目標、規劃參與者功能時，發現無法歸納有效的核心問題？無法湊足有效與會者？那麼很有可能這次會議是「不值得開的」，應該在這時候就立刻取消這類無效會議。
▼ 作者改良的會議紀錄格式。（圖／翻攝自Esor Huang所製evernote）
將「會議目標」進行明確論述，找出會議要解決的核心問題是什麼？
然後「與會人」具體列舉出每個人的功能，其實就是在研判這些人的合作是不是真的可以解決那個核心問題？
•4. 規劃議程不是發言順序，而是任務分配
有了這樣的設定後，盡快先進行「會議任務議程」的規劃，但這裡千萬不要像以前那樣只是把每個人的發言順序寫上去，相對的，我們應該寫的是「如何解決那個核心問題」的討論流程。
「 Meeting Facilitator Canvas 」範本中建議大家寫出：誰可以負責主導哪一段討論？這一段討論解決核心問題的哪個步驟？這一段討論適合多少時間內解決？
•5.不要只給與會者開會時間和地點
把這樣一個前製作業的會議規劃先寄給與會者看，讓他們知道自己負責的任務、限制的時間，以及請他們對會議目標提供修正建議。在會議前先利用線上溝通進行這些前置作業，就能讓開會時更準確迅速的完成目的。
可以說，「開會前」的那些規劃是最重要的，會議記錄應該在開會前就開始進行，這樣才能用更短的時間完成有效的會議，只是我們常常忽略了這個先行步驟。而使用這樣一個範本的好處，就是提醒自己去確實的完成這些前置作業。
•6. 比會議記錄更重要的是？會後行動
那麼真正開會中呢？這裡提供了兩個欄位，一個是填寫「重要會議記錄」的欄位，除了把開會中重要的發言寫下來，也最好能夠註記是誰說的，並且明確寫下針對前面每個問題的最終結論是什麼。
另外一個則是「會後行動」的欄位，我在筆記裡故意把他排在會議記錄的上方，是有統整的意思，每一次會議結束，除了保留記錄，更重要的是從討論的過程與結論中總結出「之後要做什麼？」
會後行動才是所有會議英文面試自我介紹 商業英文書信 語文進修英文 上班族英文學習的最終目的，所以要把誰？什麼時候？要完成哪個行動？具體的列舉在會議記錄上，最後寄發給所有與會者追蹤並執行任務。
「 Meeting Facilitator Canvas 」提供了一個有效會議的流程、記錄規範，這個規範幫助每一個與會人「提前思考」、「明確目標」、「限制時間」，讓會議往一個確定的方向前進，也就能真正在不浪費的時間中完成任務。
▼ 追蹤進度。（圖／翻攝自Esor Huang所製evernote）
而我從「 Meeting Facilitator Canvas 」改成使用 Evernote 做會議筆記的好處有二，其一是這樣的數位筆記便於分享，甚至在 Evernote 加入 Work Chat 功能後也開始適合協同合作。其二則是我可以把各種檔案資料連結或插入筆記中，方便大家參考。
我通常會在會議前先製作這份 Evernote 會議筆記，然後分享給與會者，開會過程中依照規劃快速進行，並且我即時在筆記上完成記錄，在大家討論結論時我總結出「會後行動」，於是當大家要離開會議室時，我已經可以立刻把這份會議筆記寄給大家，分配接下來的任務了。
●作者Esor Huang 異塵行者，知名科技部落格「電腦玩物」版主，電腦玩物是分享免費軟體、Web2.0網站、Firefox應用心得，和撰寫電腦工作效率優化教學的資訊部落格。本文已獲本人授權同意，原載於電腦玩物部落格。本文言論不代表本報立場。論壇歡迎更多聲音與討論，文章請寄editor@ettoday.net
▼ 所依據的Data也很重要。（圖／翻攝自Esor Huang所製evernote）
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